1．系統(tǒng)性

一 企業(yè)應對其職業(yè)安全健康管理體系中采用的全部要素、要求和規(guī)定，系統(tǒng)、有條理地制訂各項程序；

一 所有文件應按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊；

一 各層次文件應做到接口明確、結(jié)構合理、協(xié)調(diào)有序；

一 各層次文件應涉及職業(yè)安全健康管理體系一個邏輯上獨立的部分。

2．法規(guī)性

一 體系文件應在總體上遵循職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范，以及國家或主管部門的有關法規(guī)要求；

一 文件一旦批準實施，就必須認真執(zhí)行；

一 文件修改只能按規(guī)定的程序進行。

3．協(xié)調(diào)性

一 體系文件的所有規(guī)定應與企業(yè)的其他管理規(guī)定相協(xié)調(diào)；

一 體系文件之間應相互協(xié)調(diào)；

一 體系文件應與有關技術標準、規(guī)范相互協(xié)調(diào)；

一 處理好各種接口，避免不協(xié)調(diào)或職責不清。

4．見證性

一 體系文件作為客觀證據(jù)(適用性證據(jù)和有效性證據(jù))向管理者、相關方、第三方審核機構證實本組織職業(yè)安全健康管理體系的運行情況；

一 對于審核來講，職業(yè)安全健康管理體系文件可作為下列方面的客觀證據(jù)：

·危險因素已被辯識、評價并得到控制；

·有關活動的程序已被確定并得到批準和實施；

·有關活動處于全面的監(jiān)督檢查之中；

·職業(yè)安全健康績效和持續(xù)改進等。

5．唯一性

一 對一個企業(yè)，其職業(yè)安全健康管理體系文件是唯一的；

一 通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現(xiàn)唯一的理解；

一 決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用；

一 不同企業(yè)的文件可具有不同的風格。

6．適用性

一 體系文件應根據(jù)標準的要求、企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)活動的具體性質(zhì)采取不同的形式；

一 體系文件的詳略程度應與人員的素質(zhì)、技能和培訓等因素相適應；

一 所有文件規(guī)定都應在實際工作中能得到有效的貫徹。