內(nèi)部跟蹤審核

1．跟蹤審核的含義和作用

(1)跟蹤審核的含義

跟蹤審核是審核活動的一部分，是內(nèi)部審核及外部審核的延伸。它是對受審核部門采取的糾正措施（主要是短期糾正措施）進(jìn)行評審，并對實(shí)施效果進(jìn)行判斷和記錄的一系列審核活動的總稱。

(2)跟蹤審核的作用

①檢查糾正措施（主要指短期糾正措施）實(shí)施情況、驗(yàn)證其實(shí)施效果；

②促使受審核部門建立防止不符合再發(fā)生的有效機(jī)制；

③促使受審核部門不斷自我改進(jìn)；

④通過跟蹤審核，向管理層及時反饋各受審核部門對不符合項(xiàng)的糾正情況及處理態(tài)度，從而使管理層更進(jìn)一步了解體系運(yùn)行情況；

⑤向外部審核機(jī)構(gòu)提供體系正常運(yùn)作的證據(jù)。

2．跟蹤審核的目的和范圍

(1)跟蹤審核的目的

①促使受審核部門采取有效的糾正措施和預(yù)防措施，防止不符合再次發(fā)生；

②驗(yàn)證糾正和預(yù)防措施的有效性；

③確保消除審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)。

(2)跟蹤審核的范圍

跟蹤審核以審核中發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)的糾正情況為主，但常因需要而擴(kuò)大范圍，

對有效性的驗(yàn)證也因內(nèi)部管理的需要而更為嚴(yán)格。

3．跟蹤審核的形式

(1)現(xiàn)場跟蹤審核

現(xiàn)場跟蹤審核是指審核員到受審核主現(xiàn)場對原不符合項(xiàng)糾正措施的實(shí)施情況進(jìn)行驗(yàn)證并記錄。內(nèi)部審核常采用這種審核方式。

(2)書面跟蹤審核

受審核方以書面文件的形式提供給審核員作為已實(shí)施了糾正和預(yù)防措施的證據(jù)。審核員不到受審核方的現(xiàn)場，而就受審核方提供的書面證據(jù)，驗(yàn)證糾正措施是否已有效實(shí)施。外部審核一般采用這種形式進(jìn)行跟蹤審核，但對內(nèi)部審核來說，若只屬純文件性的不符合，如文件沒有經(jīng)過授權(quán)人批準(zhǔn)，文件更改沒有按有效程序進(jìn)行或缺少某個程序文件用來指導(dǎo)某項(xiàng)工作等，也只需要書面跟蹤審核即可。

4．跟蹤審核的實(shí)施

(1)實(shí)施要求

①跟蹤審核應(yīng)有專門管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，應(yīng)建立相應(yīng)工作程序，以確保跟蹤審核正常、規(guī)范的實(shí)施；

②跟蹤審核時間應(yīng)提前通知受審核部門；

③實(shí)施跟蹤審核的人員可由原審核組中的成員進(jìn)行，也可委派其他有資格人員進(jìn)行，但實(shí)施跟蹤審核的人員應(yīng)了解該項(xiàng)跟蹤審核工作的資料和背景情況；

④審核員對糾正措施實(shí)施情況驗(yàn)證后應(yīng)將驗(yàn)證情況記錄在不符合項(xiàng)報告驗(yàn)證一欄中并簽字。對糾正措施已按計(jì)劃實(shí)施的，應(yīng)將實(shí)施效果記錄下來；對沒有按計(jì)劃實(shí)施的不符合項(xiàng)或?qū)?shí)施效果不能滿足要求的不符合項(xiàng)，審核員可再以不符合項(xiàng)報告形式反饋至受審核部門并報告管理者代表；

⑤對跟蹤審核結(jié)果應(yīng)形成書面報告。

(1)跟蹤審核的內(nèi)容

①糾正措施是否在規(guī)定期限內(nèi)完成；

②糾正措施實(shí)施后效果怎樣；

③糾正措施的實(shí)施過程是否有記錄可查，內(nèi)容是否完整，并按規(guī)定進(jìn)行了控制；

④糾正措施的實(shí)施導(dǎo)致有關(guān)體系文件的更改，這種更改是否按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行并做好了更改記錄。

如果某些糾正措施的實(shí)施效果需要很長時間才能實(shí)現(xiàn)，可留待下一次內(nèi)部審核時驗(yàn)證。

(3)跟蹤審核報告

跟蹤審核報告一般由跟蹤審核員編制，由審核工作負(fù)責(zé)人（如審核組長或管理者代表）批準(zhǔn)，必要時提交管理評審。審核報告內(nèi)容包括：

①受跟蹤部門。當(dāng)跟蹤審核報告是對一個部門所出的報告，那么這個報告只是針對一個部門。若跟蹤審核報告是針對多個部門的跟蹤審核情況而出具的報告，那么此時審核部門即為多個部門綜合性報告；

②審核依據(jù)。如試行標(biāo)準(zhǔn)、管理手冊、程序文件、作業(yè)文件及糾正措施計(jì)劃等；

③審核理由。主要說明為什么要進(jìn)行本次跟蹤審核；

④審核簡況。需說明跟蹤審核派出幾位審核員、對多少不符合項(xiàng)的糾正措施實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤，書面跟蹤多少不符合項(xiàng)，現(xiàn)場跟蹤多少不符合項(xiàng)等；

⑤審核結(jié)論。對不符合項(xiàng)的糾正措施實(shí)施情況通過跟蹤作一個綜合性結(jié)論，并通報各部門在實(shí)施糾正措施過程中的表現(xiàn)和態(tài)度；

⑥領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。