行政部文秘崗位職責

　　評論：　更新日期：2017年08月10日

職位名稱		行政部文秘	所在部門	行政部
職位角色：為公司領導提供優(yōu)質(zhì)高效的秘書服務
職責與工作任務：
職責一	職責表述：負責來客來訪人員的接待和安排
	工作任務	熱情禮貌地接待來訪客人
		根據(jù)客人的不同習慣提供不同口味的飲料、餐飲安排
		根據(jù)情況對來訪客人進行分流，減輕領導的壓力。
職責二	職責表述：高效、禮貌處理來電
	工作任務	使用專業(yè)術語禮貌接聽來電。
		快捷高效對電話進行預處理，當領導不在，或不方便接聽電話時，做好電話記錄，及時轉告。
		對需要反饋的事項做好全程跟蹤、落實工作。
職責三	職責表述：文書寫作
	工作任務	掌握文書寫作要領，高質(zhì)量、高效率完成各類文件、信函的起草。
職責四	職責表述：文件、資料的流轉及流轉中的保密工作
	工作任務	根據(jù)緊急、重要程度對來文進行分類，對緊急的文件及時安排領導批閱，協(xié)助領導高效處理文件。
		根據(jù)領導的批示，對需要繼續(xù)流轉的文件及時傳遞。
		對處理完畢的文件及時存檔。
		對領導的手書指令正本傳遞給相關人員，復印件存檔。
		在文件流轉過程中做好保密工作。
職責五	職責表述：督查催辦工作
	工作任務	根據(jù)領導書面批示，根據(jù)時限及時做好督查催辦工作。
		對領導的口頭交辦的事項，及時跟進、落實、反饋。
職責六	職責表述：會議管理
	工作任務	協(xié)助大型會議、活動的籌辦。
		對召集的會議負責組織、協(xié)調(diào)、跟蹤工作，處理會議期間的各種突發(fā)事件，完成會議紀要。
職責七	職責表述：外部工作關系
	工作任務	輔助領導維護良好的外部客戶關系，重大節(jié)日、重要客戶或客戶單位的紀念日、慶典等提醒或代表領導發(fā)賀函表示祝賀。
		協(xié)助公司相關部門做好領導重大社交、公益活動和社會職務等活動的聯(lián)絡、協(xié)調(diào)工作。
職責八	職責表述：負責領導大事記及個人檔案的收集、整理、歸檔工作
	工作任務	及時更新領導個人檔案資料，對具有保存價值的文件、實物及時整理歸檔。
		定期編制大事記。
職責九	職責表述：領導個人財務管理
	工作任務	負責總裁各項公務費用的報銷
		每月完成月度費用統(tǒng)計表
職責十	職責表述：總裁辦公室日常維護保持領導辦公室的整潔、有序、保密及安全
	工作任務	每日上班前負責辦公室的通風換氣，保持辦公室的整潔，保證辦公設施的正常運行。
		負責辦公室陳列物品、裝飾物完好無損；
		負責辦公室文件資料的安全保密工作。